¿Sabías que puedes crear documentos personalizados de forma automática en Word utilizando datos de Excel? En este tutorial, aprenderás a generar contratos, cartas o cualquier documento masivo sin esfuerzo, ahorrando tiempo y evitando errores. ¡Descubre cómo hacerlo de manera fácil y rápida!
La función de Combinar Cartas y Correspondencia en Microsoft Word permite crear documentos de forma automática, como contratos o cartas, usando datos de una base externa, como un archivo de Excel. Este tutorial te enseñará cómo aprovechar esta poderosa herramienta para generar documentos personalizados de manera rápida y eficiente.
¿Para qué sirve esta funcionalidad?
Imagina que necesitas generar una solicitud de cotización para varios proveedores. Si bien podrías hacerlo manualmente, este proceso sería tedioso si la cantidad de destinatarios es grande. En cambio, Combinar Cartas te permite agilizar esta tarea, generando múltiples documentos automáticamente a partir de un único modelo y una base de datos.
Caso Práctico: Emisión de Contratos para Agentes de Venta
Te guiaré paso a paso para crear contratos personalizados utilizando:
- Un modelo de contrato en Word
- Una base de datos en Excel
Recursos:
- Modelo de contrato de Word
- Base de datos en Excel
A. Documento Modelo: En el modelo de contrato, resalta y encierra entre corchetes los textos que serán variables (por ejemplo, nombre del empleado, porcentaje de comisión). Estos textos serán sustituidos por "Campos Combinados".
B. Base de Datos: En Excel, crea una tabla con los datos que deseas insertar en el documento. Cada columna representará un "Campo Combinado" que se vinculará a los campos en el documento de Word.
Pasos para combinar documentos
1. Seleccionar el Origen de Datos:
- Abre el modelo de contrato en Word y selecciona Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Cartas.
- Luego, selecciona Usar una lista existente y elige el archivo de Excel con la base de datos.
2. Insertar los Campos Combinados:
- Resalta los textos variables en el documento y usa la opción Insertar campo combinado para vincularlos con los datos de Excel.
- Asegúrate de que cada campo esté entre comillas, como «[Campo]».
3. Finalizar el Documento Combinado:
- Para imprimir documentos individuales: Usa Vista previa de resultados y navega por los registros. Luego, imprímelos desde el menú de Archivo.
- Para imprimir todos los documentos: Selecciona Finalizar y combinar > Imprimir documentos y configura el rango de registros.
- Para enviar documentos por correo electrónico: Asegúrate de que la base de datos en Excel tenga una columna de correos electrónicos, luego usa Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico.
Paso 1: Seleccionar el Origen de los Datos
2. Accede al menú [Correspondencia].
3. Despliega el botón [Iniciar Combinación de Correspondencia].
4. Elige la opción [Cartas].
5. Despliega el botón [Seleccionar Destinatarios].
6. Elige la opción [Usar una lista existente].
7. Se abrirá una ventana en la que deberás buscar y seleccionar el archivo de Excel denominado "db contrato vendedores.xlsx".
Segundo Paso: Insertar los Campos Combinados
9. Selecciona cada uno de los textos resaltados de amarillo y repite las siguientes acciones para cada uno:
9.1 Desglosa el botón [Insertar Campo Combinado].
9.2 Elige el nombre de campo que corresponda al texto seleccionado.
10. Repite las acciones del punto 9, hasta que todos los campos combinados hayan sido insertados.
Tercer Paso: Finalización del Documento Combinado
a) Finalidad 1: Imprimir documentos de forma individual
Si deseas imprimir el documento para una determinada persona; entonces has lo siguiente:
- Pulsa el botón [Vista Previa de Resultados].
- Pulsa los botones de navegación para explorar de registro en registro hasta encontrar el contrato buscado.
- o bien utiliza la opción [Buscar Destinario] que te permitirá encontrar el número de contrato deseado.
- Para imprimir el documento, utiliza la opción [Imprimir] del menú [Archivo] o presiona el método de abreviado [Ctrl] + [P].
b) Finalidad 2: Imprimir todos los documentos o un rango específico
Si deseas imprimir documentos para un conjunto de personas, realiza lo siguiente:
- Despliega el botón [Finalizar y Combinar] y elige la opción [Imprimir Documentos].
- Si deseas imprimir todos los contratos debes elegir la opción [Todos] o bien utilizar la opción [Desde, Hasta] para definir un rango de registros (cada registro representa la información de una persona). Por ejemplo "Desde [1] hasta [5]", quiere decir que se desea imprimir la información desde el registro 1 hasta el registro 5.
- Configura las opciones de impresión que consideras necesarias y haz clic en el botón [Aceptar] para imprimir el lote de documentos.
Si deseas enviar los documentos combinados por correo electrónico a los destinatarios, sigue estos pasos:
- Resultado de envío con HTML
- Resultado de envío con archivo adjunto
No olvides descargar los recursos y probar este tutorial para facilitar tu trabajo en Word. ¡Comparte este contenido si te fue útil!
- Abre tu archivo de Excel y asegúrate de que la tabla de origen contenga un campo con direcciones de correo electrónico. Si no lo tiene, agrégalo (ver columna marcada en rojo).
- Guarda los cambios realizados, cierra Excel y luego cierra Word.
- Abre nuevamente el documento de Word, ve a la pestaña [Correspondencia] y selecciona la opción [Asignar Campos]. Con esta opción, podrás usar el campo "Correo Electrónico" como dirección de correo del destinatario, sin necesidad de insertar un campo combinado adicional.
- Busca el campo "Dirección de Correo Electrónico" y vincúlalo al campo combinado: [Correo Electrónico del Empleado].
- Una vez enlazado el correo electrónico a los destinatarios, haz clic en el botón [Finalizar y Combinar] y selecciona la opción [Enviar Mensajes de Correo Electrónico].
- En el apartado "Para", selecciona el campo combinado del correo electrónico, luego ingresa el asunto del mensaje. Elige entre realizar un "envío masivo de contratos" o un "envío individual". Además, selecciona el formato de envío: la opción HTML insertará el contenido del documento en el cuerpo del mensaje, manteniendo el formato, mientras que la opción Datos Adjuntos adjuntará el archivo como un archivo independiente, sin permitir editar el cuerpo del mensaje.
Si surge algún mensaje de restricción o bloqueo al enviar los correos, no te preocupes; se trata de una medida de seguridad de Outlook. Para continuar con el proceso, simplemente haz clic en el botón [Permitir] y el envío se reanudará sin inconvenientes.
Observación: Para lograr un mensaje más personalizado, es necesario añadir un campo [Asunto] y un campo [Mensaje] a la tabla en Excel. Esto permitirá que el usuario reciba un mensaje más detallado y adaptado, similar a este ejemplo:
Asunto: Confirmación de ContratoMensaje: Estimado/a [Nombre], le enviamos adjunto su contrato actualizado. Por favor, no dude en contactarnos si tiene alguna consulta.
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